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Se si parla di tecnologie al servizio dell’hospitality è lampante che gli sforzi di buona parte di gestionali e applicazioni si concentrino intorno a due punti fondamentali: tutto ciò che fa sopravvivere il tuo business e tutto ciò che aumenta le prenotazioni dirette.

Quella delle prenotazioni dirette non è soltanto una sfida nei confronti dei portali di prenotazione online, ma una necessità comune a tutti, sia in termini di marginalità sulle prenotazioni e di fatturato sia della capacità di instaurare un contatto diretto con l’ospite già dalle prime interazioni, in grado di acquisire più informazioni possibili per dare al futuro ospite un’esperienza positiva e coerente con le sue aspettative ed interessi.

Questo processo inizia già in fase di prenotazione:

Un prospect ti ha trovato ed è arrivato sul tuo sito, deciso a prenotare. Quello che succederà dopo è conosciuto come booking experience o booking journey ed è una fase importantissima e a volte sottovalutata in cui è possibile stabilire un primo contatto contatto, ottenere il contatto diretto del tuo futuro ospite e conoscere i suoi gusti e preferenze, venire incontro alle esigenze e mostrare la tua attenzione verso di lui e, in generale, offrire un’esperienza di acquisto semplice e che ci porti fino in fondo all’obiettivo, la prenotazione.

Se il Booking Engine sul sito web è senza dubbio stato il motore che ha permesso e permetterà alle strutture ricettive di ritagliarsi una fetta di pubblico che prenota direttamente, ha però alcune limitazioni importanti che rischiano di lasciare indietro numerose possibili prenotazioni ovvero:

  • L’esperienza d’acquisto dell’ospite risulta fredda e non sempre immediata;
  • La tariffa è subito in bella vista e diventa spesso la discriminante principale per l’acquisto.

La non proprio entusiasmante esperienza di prenotazione su booking engine, anche se di nuova generazione.

PERCHÉ DOTARSI DI UNA SOLUZIONE PROFESSIONALE DI PREVENTIVATORE?

L’invio di preventivi è un vero e proprio canale in più di vendita e disintermediazione, che se ben gestito è in grado di dare un apporto importante agli introiti totali della struttura ricettiva; Lo dimostra il fatto che alcune realtà si affidano esclusivamente all’implementazione di form di contatto sul sito e gestione dei preventivi come canale diretto, rinunciando al Booking Engine.

E’ piuttosto intuitivo che l’invio di preventivi e offerte personalizzate permetta un’esperienza di acquisto molto diversa e più personale rispetto al booking engine, infatti:

  • Riduce le attività che l’utente deve fare per prenotare una camera: invio la mia richiesta, guardo il preventivo e acquisto.
  • Se graficamente accattivante e ben studiato coinvolge e invoglia maggiormente all’acquisto sia della camera ma anche dei servizi ancillari della struttura.
  • Permette di rispondere a richieste che possono giungere da diversi canali come form sul sito web, telefono, mail, whatsapp e social media.
  • Dà un senso di personalizzazione e allo stesso tempo fa sentire l’utente guidato ed assistito.

Proprio quel bisogno di personalizzazione, che da uno studio di McKinsey, il 71% dei consumatori si aspetta durante l’acquisto, trova nel preventivatore il suo migliore alleato.

Ma attenzione, se si vuole ottenere risultati e non gettare nello scompiglio tutto il dipartimento vendite e prenotazioni a causa di continui ping-pong di comunicazioni, email che finiscono in spam, preventivi con tariffe sbagliate, tempi di risposta del personale troppo lunghi e tanti altri imprevisti, occorre adottare una soluzione professionale.

E quindi…

COS’È IL PREVENTIVATORE EMOZIONALE? COME SCEGLIERE QUELLO GIUSTO?

 

La copertina di un preventivo inviato tramite Weforguest

Il preventivatore Emozionale permette di inviare preventivi personalizzati, interattivi e ricchi di contenuti sotto forma di una pagina web, un “minisito” dedicato per ogni richiesta. Questi preventivi possono essere inviati via mail o attraverso le varie applicazioni di messaggistica sotto forma di un messaggio contenente un link. Qui l’utente potrà visualizzare il preventivo con gallerie di immagini, scoprire dettagli sulla struttura, sui servizi e sulle camere, visualizzare video, fare un tour virtuale, chattare in tempo reale con l’assistenza ma soprattutto visualizzare la propria offerta dedicata e finalizzare l’acquisto direttamente dal preventivo (o almeno così dovrebbe essere).

Nel preventivatore emozionale prenotazione e marketing si fondono, dando la possiblità di creare una vera landing page,  in cui inserire tutti gli elementi di convincimento che portino verso l’acquisto.

Per essere in grado di gestire il traffico delle richieste in modo efficace e portare ad un reale aumento delle conversioni, deve integrare al suo interno una serie di funzionalità che secondo noi non dovrebbero mancare, vediamo nel dettaglio:

  • Velocità di creazione dei preventivi: Velocità e tempismo nelle vendite sono importantissimi, così come il tempo dei tuoi collaboratori; per questo motivo è consigliabile adottare una soluzione che sia in grado di creare preventivi nel minor tempo possibile. In questo la svolta la può dare l’intelligenza artificiale, tramite un algoritmo in grado di generare rapidamente una proposta di preventivo sulla base delle richieste pervenute dai vari canali, e che quindi sia in grado di analizzare i dati provenienti da testi e stringhe di dati se, per esempio, la richiesta ci arriva da un form di contatto).
  • Personalizzazione rapida e strategica: Il punto forte del preventivatore emozionale è appunto la quantità di contenuti che si può inserire al suo interno, in grado di coinvolgere facilmente chi lo guarda. Diventa quindi importante che le personalizzazioni siano facilmente implementabili e che l’attività sia resa scalabile grazie all’utilizzo di template ed elementi dinamici.
  • Invio delle e-mail da un provider affidabile: Come possiamo convertire se i nostri preventivi non arrivano a destinazione? Il canale mail è attualmente il più utilizzato e il luogo in cui ci si aspetta di ricevere il proprio preventivo. Ridurre problemi di delivery e superare i controlli anti-spam è essenziale e per farlo occorre affidarsi ad un provider certificato, che garantisca che il tuo indirizzo e-mail sia conforme alle normative dei client sempre più stringenti.
  • Metriche approfondite: Oltre a fornire una overview sulle conversioni dei preventivi (magari suddivise per canale di invio) uno strumento in grado di fornire dettagli sulle performance in base a diversi parametri come stagionalità, tipologia di clientela, tipologia di prenotazione e tariffe, diventa un asset fondamentale a supporto del revenue management e del marketing. Poniamo ad esempio di inviare preventivi che presentano due varianti di offerta, una con un prezzo più basso ma senza opzioni di rimborso ed una con prezzo più alto ma con opzioni di rimborso; la possibilità di analizzare le performance delle varianti nel tempo consentirà di modificare e apportare miglioramenti alla mia strategia. Allo stesso tempo questo sarà possibile con AB testing dei contenuti e delle metriche di conversione.
  • Avere una gestione integrata e dinamica delle tariffe: l’integrazione diretta con il channel manager in utilizzo è il punto di partenza. Una soluzione adeguata di preventivatore dovrebbe consente l’importazione delle tariffe e di tutte le informazioni presenti nel channel manager all’interno del preventivo. Il nostro strumento dovrebbe permettere anche di bloccare il prezzo per periodi definiti nonostante i cambiamenti operati nei gestionali, creare scontistiche e offerte personalizzate con scadenze prefissate.
  • Fornire gli strumenti per gestire al meglio richieste e assistenza: Che i volumi di invio siano più o meno alti, la necessità di fornire assistenza e guidare verso l’acquisto è fondamentale. Per svolgere queste mansioni è necessario avere a disposizione una piattaforma in cui vengano coinvogliate le richieste e i messaggi in modo ordinato permettendo al tuo staff di non perdere alcuna interazione.
  • Gestire remarketing: Avere la possibilità di avere in mano la situazione di tutti i preventivi inviati, accettati e in scadenza ed inviare comunicazioni automatiche di conseguenza, eventualmente aggiungendo ulteriori sconti alla tariffa iniziale permette di non lasciare nulla di intentato.

In conclusione, il Preventivatore Emozionale si rivela uno strumento fondamentale nel mondo dell’hospitality, che unisce tecnologia e personalizzazione per trasformare ogni richiesta in un’opportunità di vendita unica e mirata. Le sue funzionalità, dalla velocità di creazione dei preventivi alla personalizzazione strategica, dall’affidabilità dell’invio email alle metriche approfondite, dimostrano come sia possibile superare le sfide imposte dai booking engine tradizionali e dai portali di prenotazione online. Il suo impatto non si limita a incrementare le prenotazioni dirette e la marginalità; va ben oltre, permettendo di stabilire un contatto diretto e significativo con l’ospite, anticipando le sue esigenze e preferenze. Attraverso la gestione integrata delle tariffe, l’assistenza personalizzata e le strategie di remarketing, il Preventivatore Emozionale non è solo un’innovazione tecnologica: è la chiave per un approccio più umano e coinvolgente nel settore dell’ospitalità, dove ogni interazione conta e ogni ospite è unico. Con esso, albergatori e professionisti del settore possono non solo rispondere, ma anticipare le esigenze del mercato, creando esperienze indimenticabili per i loro ospiti.

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WeforguestWeforguest7 Dicembre 2023